Dal 7 aprile entra in vigore un importante rafforzamento delle norme sul lavoro agile che riguarda direttamente i datori di lavoro. Le aziende sono infatti chiamate a rispettare obblighi più stringenti in materia di salute e sicurezza per i dipendenti che operano da remoto, con conseguenze rilevanti in caso di inadempimento.
La novità principale riguarda l’obbligo di consegnare un’informativa scritta sui rischi legati allo smart working. Chi non provvede rischia sanzioni pesanti, che possono arrivare a oltre 7.400 euro, ma anche conseguenze di natura penale, con la possibilità di arresto da due a quattro mesi.
Un obbligo già previsto, ma ora davvero vincolante
In realtà, il dovere di informare i lavoratori non nasce oggi. Era già previsto dalla legge 81 del 2017, che aveva introdotto e disciplinato il lavoro agile. Tuttavia, fino ad ora mancava una vera struttura sanzionatoria che rendesse questo obbligo effettivamente cogente.
Il cambiamento arriva con la legge n. 34/2026, che ha trasformato un adempimento già esistente in un obbligo pienamente sanzionabile. Questo significa che le aziende non possono più limitarsi a considerarlo un passaggio formale: il rispetto della norma diventa essenziale per evitare responsabilità anche gravi.
La tutela del lavoratore non cambia fuori dall’azienda
Alla base dell’intervento normativo c’è un principio preciso: il fatto che la prestazione lavorativa venga svolta fuori dai locali aziendali non riduce in alcun modo le tutele del lavoratore. Lo smart working modifica il luogo in cui si lavora, ma non altera i diritti e i doveri previsti dal rapporto di lavoro subordinato.
In questo contesto, il legislatore ha aggiornato il quadro già delineato dal Testo Unico sulla sicurezza, adeguandolo a un modello organizzativo ormai diffuso. L’obiettivo è garantire che anche chi lavora da casa o da altri luoghi sia protetto allo stesso modo di chi opera in ufficio.
Con il lavoro agile, il controllo diretto dell’azienda sull’ambiente in cui si svolge l’attività si riduce inevitabilmente. Proprio per questo motivo, l’informativa scritta assume un ruolo fondamentale.
Questo documento diventa lo strumento attraverso cui il datore di lavoro trasferisce al dipendente tutte le conoscenze necessarie per lavorare in sicurezza. Non si tratta solo di una comunicazione formale, ma di un elemento chiave per prevenire situazioni di rischio e promuovere comportamenti corretti.
L’informativa deve essere consegnata almeno una volta all’anno sia al lavoratore sia al rappresentante dei lavoratori per la sicurezza, e deve contenere una descrizione chiara dei rischi generali e di quelli specificamente legati all’attività svolta da remoto.
I rischi dello smart working: non solo tecnologia
Tra i principali aspetti da considerare rientrano i rischi legati all’uso prolungato di dispositivi digitali. Lavorare molte ore davanti a uno schermo può provocare affaticamento visivo, problemi alla postura e disturbi muscolo-scheletrici, oltre a incidere sul benessere psicofisico.
A questi si aggiungono la stanchezza mentale e le possibili condizioni di stress, spesso legate a una gestione meno definita dei tempi di lavoro. In questo contesto assume particolare rilievo anche il fenomeno del cosiddetto tecnostress, che può derivare dalla sensazione di dover essere sempre connessi e disponibili.
Per questo motivo viene ribadita l’importanza del diritto alla disconnessione, considerato uno degli strumenti principali per tutelare l’equilibrio tra vita privata e lavoro.
Gli obblighi concreti per le aziende
La consegna dell’informativa rappresenta solo una parte degli adempimenti richiesti. Il datore di lavoro è chiamato anche a svolgere una valutazione preventiva dei rischi e a garantire che gli strumenti utilizzati dai dipendenti siano sicuri ed efficienti.
Anche nel caso in cui vengano utilizzati dispositivi personali, resta in capo all’azienda il compito di verificarne la conformità alle norme di sicurezza. A questo si aggiunge l’obbligo di formare adeguatamente i lavoratori, fornendo indicazioni sia sui rischi generali sia su quelli specifici dello smart working.
Nei casi previsti, deve essere inoltre attivata la sorveglianza sanitaria, mentre resta fermo il diritto dei lavoratori, attraverso il proprio rappresentante per la sicurezza, di controllare che le misure adottate siano effettivamente applicate.
Contenuti e finalità dell’informativa
Per facilitare l’adeguamento alle nuove regole, è stato predisposto un modello di informativa che guida le aziende nella redazione del documento. Al suo interno trovano spazio indicazioni pratiche che riguardano, ad esempio, l’idoneità degli ambienti di lavoro domestici o esterni, la sicurezza degli impianti elettrici e la corretta organizzazione degli spazi.
Particolare attenzione viene riservata anche all’uso delle attrezzature, con suggerimenti su come utilizzare in modo corretto computer, tastiere e dispositivi mobili, evitando posture scorrette o utilizzi prolungati senza pause.
Non mancano indicazioni sulla prevenzione di incidenti domestici, sull’utilizzo sicuro di arredi e strumenti di uso quotidiano e persino sulla gestione di piccoli oggetti da ufficio, che possono comunque rappresentare una fonte di rischio.
Un documento che tutela azienda e lavoratore
L’informativa si conclude con uno spazio dedicato alla firma del lavoratore e del rappresentante per la sicurezza. Questo passaggio ha un valore fondamentale, perché certifica l’avvenuta consegna e la presa visione del documento.
Si tratta quindi di uno strumento che non solo tutela il lavoratore, rendendolo più consapevole dei rischi, ma protegge anche l’azienda, dimostrando l’adempimento degli obblighi previsti dalla normativa.
